中小企業の経営者・人事担当者から「マイナンバーの管理をどうすればよいか？」というご相談を多くいただきます。マイナンバーは社会保険や税務手続きで必要となりますが、漏洩リスクが高いため、適切な管理が求められます。本記事では、マイナンバー管理の基本ルールと、実務で注意すべきポイントを整理します。
Q：マイナンバー管理で注意すべきことは？
A：結論
結論：マイナンバーは利用目的を限定し、安全に保管・廃棄することが重要です。従業員や外部に漏洩すると企業に罰則や損害賠償リスクが発生するため、管理体制の構築が必須です。
マイナンバー管理の基本ルール
- 利用目的を明確化：社会保険・税務手続き以外では使用不可。
- アクセス制限：取り扱える担当者を限定。
- 保存期間の制限：利用目的が終了したら速やかに廃棄。
- 外部委託先の管理：給与計算代行業者などへの委託時も契約で管理。
実務での注意点
- 紙で保管する場合は施錠可能なキャビネットに保管。
- 電子データは暗号化やパスワード管理を徹底。
- 従業員退職時に不要となった情報は速やかに削除。
- 定期的に社内研修を実施し、従業員に周知する。
よくある相談例
- マイナンバーをメールで送っても大丈夫ですか？
- 原則として避けるべきです。やむを得ない場合は暗号化やパスワード分離が必須です。
- 給与計算を外部委託する場合の注意点は？
- 委託契約に守秘義務・安全管理措置を盛り込む必要があります。
- 小規模事業所でも体制づくりは必要ですか？
- はい。事業規模に関わらず適切な管理体制が求められます。
岩根事務所のサポート
岩根事務所では、マイナンバー管理体制の構築・就業規則や社内規程の整備・外部委託契約書の確認をサポートしています。法令遵守と情報セキュリティを両立する実務的なアドバイスをご提供しています。
関連FAQ
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まとめ
- マイナンバーは社会保険・税務目的以外で利用不可。
- 保存期間終了後は速やかに廃棄する必要がある。
- 外部委託先の管理責任も企業にある。
- 小規模事業所でも体制づくりが必須。